Αγαπητοί Πελάτες,
Ξεκινώντας αυτή την ενημερωτική επιστολή που συντάσσουμε, θέλουμε με επισημάνουμε ότι ίσως αποτελεί την σημαντικότερη ενημέρωση και την σημαντικότερη αλλαγή που έχουμε και κυρίως έχετε να αντιμετωπίσετε έως τώρα.
Όπως ενδεχομένως θα έχετε ακούσει σε σύντομα χρονικό διάστημα, θα ξεκινήσει η ισχύς της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Ήδη από της 01/11/2022-30/11/2022 θα πρέπει να ενημερώσουμε το σύστημα ΕΡΓΑΝΗ με διαφορετικό τρόπο απ’ ότι ίσχυε έως τώρα, και να απογράψουμε κάθε εργαζόμενο σας καθώς και να δηλώσουμε το ψηφιακό ωράριο για κάθε εργαζόμενο σας. (η συγκεκριμένη εργασία, η οποία είναι υποχρεωτική, είναι μια έξτρα εργασία και πρόκειται να γίνει με σχετική χρέωση για την οποία θα ενημερωθείτε)
Δεν γνωρίζουμε την ακριβή ημερομηνία έναρξης ισχύος της ψηφιακής κάρτας εργασίας, αλλά αν δεν ξεκινήσει από τον Δεκέμβριο του 2022, θεωρούμε δεδομένο ότι θα ξεκινήσει να εφαρμόζεται από τους πρώτους μήνες του 2023.
Λαμβάνοντας υπόψη τα ανωτέρω, θεωρούμε υποχρέωσή μας να σας ενημερώσουμε και θεωρούμε ότι είναι επιτακτική η ανάγκη να ξεκινήσετε να αντιλαμβάνεστε το νέο καθεστώς και να ξεκινήσετε να το εφαρμόζετε.
Παραθέτουμε συνοπτικά κάποιες από τις σημαντικότερες επισημάνσεις και αλλαγές που θα επιφέρει η ισχύς της ψηφιακής κάρτας εργασίας και στις οποίες θέλουμε να δώσετε ιδιαίτερη βάση προκειμένου να αποφύγετε προβλήματα και πρόστιμα τα οποία με βάση τις υπουργικές αποφάσεις είναι δυσβάσταχτα.
ΕΝΑΡΞΗ & ΛΗΞΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥ
Μέχρι τώρα ήταν αρκετό να ορίσουμε είτε το σταθερό ωράριο ενός εργαζομένου είτε να δηλώσουμε το πρόγραμμα με το οποίο εργάζεται (εβδομαδιαίο, μηνιαίο κλπ). Αυτό αναγραφόταν στον πίνακα προσωπικού και ο εργαζόμενος μπορούσε χωρίς κανένα πρόβλημα να βρίσκεται μέσα στην επιχείρηση και να εργάζεται τηρώντας βέβαια τα σχετικά ωράρια εργασίας.
Από την έναρξη ισχύος την ψηφιακής κάρτας εργασίας και έπειτα, παρόλο που μέσα στον Νοέμβριο θα απογράψουμε τους εργαζομένους και θα δηλώσουμε τα σχετικά ωράρια για τον καθένα χωριστά, θα πρέπει κατά την είσοδό και την έξοδο του στον και από τον χώρο εργασίας, μέσω ειδικής εφαρμογής, να «χτυπάει» την κάρτα του γνωστοποιώντας την κίνηση εισόδου και την κίνηση εξόδου.
Η παραπάνω αλλαγή θα λέγαμε ότι δεν αποτελεί τόσο μεγάλο πρόβλημα και μπορεί να υιοθετηθεί σχετικά εύκολα από τις περισσότερες επιχειρήσεις.
Όμως οι υποχρεώσεις σας δεν ξεκινούν και τελειώνουν μόνο στο «χτύπημα» της κάρτας του εργαζομένου καθώς θα πρέπει να δώσετε εξαιρετικά μεγάλη προσοχή στα παρακάτω.
ΔΙΑΒΙΒΑΣΗ «ΧΤΥΠΗΜΑΤΩΝ» ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΚΑΡΤΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΤΟ ΕΡΓΑΝΗ
Εκτός από την υποχρέωση του εργαζομένου να «χτυπάει» πλέον την ψηφιακή κάρτα εργασίας του, θα πρέπει και ο εργοδότης να προβεί σε κάποιες επιπλέον κινήσεις.
Συγκεκριμένα θα πρέπει, εντός 15 λεπτών, από το «χτύπημα» της κάρτας από τον εργαζόμενο, τόσο στην προσέλευση όσο και στην αποχώρηση από την εργασία, ο εργοδότης να διαβιβάζει αυτά τα δεδομένα στο σύστημα του ΕΡΓΑΝΗ μέσω ειδικής εφαρμογής (για την οποία θα σας ενημερώσουμε προσωπικά και θα σας κάνουμε κάποιες προτάσεις προκειμένου να βρείτε την καλύτερη δυνατή λύση για εσάς και την επιχείρησής σας.)
Σε περίπτωση μη διαβίβασης των παραπάνω δεδομένων, αυτό αποτελεί πρόβλημα και παράβαση για την επιχείρηση που το πρόστιμό της αγγίζει τις 3.000€/ εργαζόμενο.
Σε περίπτωση που τα δεδομένα χτυπήματος της κάθε ψηφιακής κάρτας διαβιβαστούν μετά το πέρας των 15 λεπτών από το χτύπημά τους, η υποβολή θεωρείται εκπρόθεσμη και θα πρέπει να δηλώσετε την αιτία της «αργοπορημένης» διαβίβασης και ενδεχομένως να αντιμετωπίσετε και σε αυτή την περίπτωση κάποιο πρόστιμο.
ΤΕΧΝΙΚΟ ΠΡΟΒΛΗΜΑ – ΑΔΥΝΑΜΙΑ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ή/και ΧΤΥΠΗΜΑΤΟΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΚΑΡΤΑΣ
Αν για οποιοδήποτε λόγο (π.χ. διακοπή ρεύματος, βλάβη Η/Υ, βλάβη μέσα στο κατάστημα κλπ) δεν είναι δυνατόν είτε να διαβιβάσετε τα δεδομένα των χτυπημάτων της ψηφιακής κάρτας είτε είναι αδύνατο οι εργαζόμενοι να χτυπήσουν την ψηφιακή τους κάρτας (π.χ. βλάβη στο κινητό τους τηλέφωνο), τότε θα πρέπει αμέσως να ειδοποιήσετε με κάθε πρόσφορο μέσο και τρόπο την οικεία επιθεώρηση εργασίας ( κατά προτίμηση μέσω τηλεφώνου στο 2821028035 ή/και μέσω mail στο tkechan@yeka.gr όπως ισχύουν σήμερα). Σε περίπτωση που δεν το κάνετε, αυτό αποτελεί σημαντικό πρόβλημα για την επιχείρηση και είναι εξαιρετικά πιθανό να αντιμετωπίσετε και εκεί κάποιο πρόστιμο.
ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΩΝ ΚΑΡΤΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΓΙΑ 10 ΧΡΟΝΙΑ
Τα δεδομένα τα οποία θα αποστέλλετε στο σύστημα του υπουργείου διατηρούνται σε αυτό για 6 μήνες. Παρόλα αυτά, έχετε την υποχρέωση να τα διατηρείτε εσείς για τουλάχιστον 10 χρόνια. Αυτό ισχύει για κάθε εργαζόμενο και για κάθε χτύπημα. Στην εκπλήρωση της παραπάνω υποχρέωσης θα σας βοηθήσει το πρόγραμμα το οποίο και θα σας προτείνουμε να αγοράσετε σε επόμενη επικοινωνία.
Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα ο ελεγκτής κατά την διάρκεια του ελέγχουν να μπορεί εύκολα να ανατρέχει παρελθοντικά και να εντοπίζει τυχόν παραλείψεις, παραβάσεις και λάθη στα οποία ενδεχομένως να έχετε υποπέσει και να καταλογίζει τα ανάλογα πρόστιμα και ποινές.
Σε περίπτωση που δεν διατηρήσετε ή χάσετε τα παραπάνω στοιχεία και ενώ ζητηθούν από οποιαδήποτε αρμόδια υπηρεσία (π.χ. επιθεώρηση εργασίας) δεν μπορείτε να τα προσκομίσετε, τότε αποτελεί πολύ σημαντικό πρόβλημα για την επιχείρηση και παράβαση η οποία τιμωρείται με πρόστιμο 4000€/εργαζόμενο.
ΣΥΜΦΩΝΙΑ «ΧΤΥΠΗΜΑΤΟΣ» ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΚΑΡΤΑΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΜΕ ΨΗΦΙΑΚΟ ΩΡΑΡΙΟ
Από την στιγμή που θα έχουμε απογράψει μέσα στον Νοέμβριο το ωράριο του κάθε εργαζομένου, θα πρέπει αυτό να τηρείται αυστηρά.
Αναγράφουμε κάποια παραδείγματα προκειμένου να αντιληφθείτε το γενικότερο πλαίσιο εφαρμογής που θα ισχύσει όταν τεθεί σε ισχύ η ψηφιακή κάρτα εργασίας
Παράδειγμα 1: Αργοπορία Εργαζομένου
Αν ένας εργαζόμενος ξεκινάει την εργασία του στις 09:00 (με βάση το δηλωμένο ψηφιακό του ωράριο) και λόγω έκτακτης ανάγκης αργοπορήσει και προσέλθει στην εργασία χτυπώντας την ψηφιακή κάρτα εργασίας στις 10:00, αυτό αποτελεί πρόβλημα και ενδεχομένως να αποτελέσει παράβαση για την επιχείρηση όπου το πρόστιμο μπορεί να αγγίζει τις 3000€/εργαζόμενο.
Παράδειγμα 2: Παραμονή εργαζομένου παραπάνω μέσα στην επιχείρηση
Αν ένας εργαζόμενος, ο οποίος έχει δηλωμένη στο ψηφιακό ωράριο ώρα λήξης της εργασίας του στις 17:00, και λόγω αυξημένου φόρτου εργασίας βρίσκεται στην επιχείρηση στις 17:30, αυτό αποτελεί πρόβλημα και ενδεχομένως να αποτελέσει παράβαση για την επιχείρηση της οποίας το πρόστιμο μπορεί να αγγίζει της 3000€/εργαζόμενο.
Παράδειγμα 3: Εργασία σε διαφορετικό ωράριο απ’ ότι είναι δηλωμένο στο ψηφιακό ωράριο
Έστω ότι ένας εργαζόμενος έχει δηλωμένο ψηφιακό ωράριο 09:00-17:00. Αν αυτό ο εργαζόμενος χτυπήσει την κάρτα του αντί για 09:00-17:00, στις 14:00-22:00, παρόλο που έχουμε να κάνουμε πάλι με 8ωρο, αυτό αποτελεί πρόβλημα και ενδεχομένως να αποτελέσει παράβαση για την επιχείρηση όπου το πρόστιμο μπορεί να αγγίζει 3000€/εργαζόμενο.
Παράδειγμα 4: Παραμονή εργαζομένου μέσα στην επιχείρηση ενώ έχει χτυπηθεί κίνηση εξόδου από αυτήν στην ψηφιακή κάρτα εργασίας (ΠΡΟΣΤΙΜΟ 10.500)
Έστω ότι έχουμε έναν εργαζόμενο ο οποίος τελείωσε την εργασία του κανονικά σύμφωνα με το ψηφιακό του ωράριο στις 17:00 και χτυπάει την ψηφιακή κάρτα εργασίας του με κίνηση εξόδου από την επιχείρηση.
Αν αυτός ο εργαζόμενος παραμείνει μέσα στην επιχείρηση για οποιοδήποτε λόγο, και προκύψει επιτόπιος έλεγχος από κάποια αρμόδια αρχή (π.χ. επιθεώρηση εργασίας) τότε αυτό αποτελεί παράβαση πολύ υψηλής σημασίας και τιμωρείται με πρόστιμο 10.500 ευρώ (ίσο με το πρόστιμο αν αυτός ο εργαζόμενος δεν ήταν καθόλου ασφαλισμένος.)
Και στα 4 παραπάνω παραδείγματα θέλουμε να σας δώσουμε να καταλάβετε έντονα, ότι θα πρέπει να τηρείται αυστηρά το ψηφιακό ωράριο εργασίας το οποίο θα δηλώσουμε (κατόπιν εντολής σας) για του εργαζομένους σας, να συμφωνούν τα χτυπήματα της κάρτας εργασίας με αυτό, και για οποιαδήποτε αλλαγή θα πρέπει να μας ενημερώνεται νωρίτερα σε εύλογο χρονικό διάστημα (τουλάχιστον μία με δύο μέρες πριν από κάποια αλλαγή) προκειμένου να προβαίνουμε στις απαραίτητες ενέργειες, δηλώσεις και γνωστοποιήσεις στις αρμόδιες αρχές, για να αποφύγετε ενδεχόμενα πρόστιμα, ποινές και προσαυξήσεις.
RISK ANALYSIS & ΕΛΕΓΧΟΙ
Ακόμα και αν δεν ισχύσουν έτσι ακριβώς τα παραπάνω δυσβάσταχτα πρόστιμα και ποινές τα οποία έχουν ανακοινωθεί από τις αρμόδιες αρχές, αυτό που γνωρίζουμε σίγουρα είναι ότι το υπουργείο έχει διαμορφώσει ένα σύστημα και έναν αλγόριθμο, ο οποίος θα παρακολουθεί αναλυτικά τις κινήσεις του κάθε εργοδότη και κάθε εργαζομένου.
Έτσι λοιπόν ο αλγόριθμος, αν διαπιστώσει και καταγράψει μεγάλο πλήθος παραβάσεων, παραλείψεων και λαθών τα οποία συμβαίνουν συχνά και ανά τακτά χρονικά διαστήματα, τότε αυτό, με ένα ας το φανταστούμε σύστημα βαθμολόγησης ή μοριοδότησης, θα προτείνει στις αρμόδιες αρχές (π.χ. επιθεώρηση εργασίας) ότι θα πρέπει να προβούν σε έλεγχο για την επιχείρησή σας. Να σημειώσουμε ξανά ότι ο ελεγκτής θα μπορεί να ανατρέχει παρελθοντικά και να εντοπίζει ενδεχόμενες παραλείψεις, λάθη και παραβάσεις και να καταλογίζει τα ανάλογα πρόστιμα.
ΑΔΕΙΕΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ
Μέσα σε όλες τις αλλαγές που περιγράφουμε παραπάνω, έρχεται και να προστεθεί και ο τρόπος με τον οποίο θα διαχειρίζονται και θα δηλώνονται πλέον οι άδειες των εργαζομένων.
Πιο συγκεκριμένα, πλέον, όταν ένας εργαζόμενος θα παίρνει άδεια τότε θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή στα παρακάτω:
· Ο εργαζόμενος από την ημέρα που θα λάβει την άδειά του, δεν θα πρέπει να χτυπήσει καμία κίνηση στην ψηφιακή κάρτα εργασίας του, διαφορετικά δεν θα είναι εφικτό να δηλωθεί σωστά και αιτιολογημένα η εν λόγω άδεια, και,
· Θα πρέπει να μας ενημερώσετε έγκαιρα για την λήψη της αδείας του εργαζομένου, ιδανικά την ίδια ημέρα, διότι πλέον θα πρέπει να δηλώνονται οι άδειες μέχρι την 10η ημέρα του επόμενου μήνα από την λήψη τους
Αυτό συνεπάγεται ότι θα πρέπει να παρακολουθείτε πιο λεπτομερώς και με επιμέλεια τις άδειες των εργαζομένων καθώς αυτές θα πρέπει να δηλώνονται τακτικά μέσα στον χρόνο κάθε μήνα και να φροντίζετε να εξαντλούνται έτσι ώστε να μην μένουν υπόλοιπα, πάντα σωστά δηλωμένα και αιτιολογημένα, χωρίς να έχει «χτυπηθεί» κίνηση στην ψηφιακή κάρτα εργασίας για τις ημέρες αυτές της άδειας.
Τελειώνοντας αυτή την ενημερωτική επιστολή θα θέλαμε να επισημάνουμε ότι κατανοούμε το μεγάλο πλήθος των υποχρεώσεών σας, τις αντιξοότητες και τις δυσκολίες που αντιμετωπίζετε καθημερινά προκειμένου να μπορείτε να δραστηριοποιείστε και να κρατήσετε ανοιχτές και κερδοφόρες τις επιχειρήσεις.
Κατανοούμε επίσης τον παραλογισμό τον οποίο παρουσιάζουν προθεσμίες όπως αυτή των 15 λεπτών για την διαβίβαση από το χτύπημα της κάρτας ή/και των δυσβάσταχτων προστίμων τα οποία ενδέχεται να αντιμετωπίσετε.
Παρόλα αυτά θεωρούμε χρέος μας να σας ενημερώσουμε για τα παραπάνω έτσι ώστε να είστε κατάλληλα προετοιμασμένοι και να μπορείτε να αντεπεξέλθετε με αποτελεσματικότητα στις νέες αυτές συνθήκες.
Αυτή η ενημερωτική επιστολή έχει ως κύριο στόχο να σας βάλει μέσα στο κλίμα των αλλαγών που έρχονται και να κάνει κατανοητό ότι θα πρέπει να τηρούνται αυστηρά τα ωράρια των εργαζομένων και για οποιαδήποτε αλλαγή θα πρέπει να μας ενημερώνετε πριν προκειμένου να προβαίνουμε στα απαραίτητα.
Επίσης θέλουμε να επισημάνουμε ότι όλες οι παραπάνω αλλαγές επηρεάζουν έντονα και εμάς καθώς θα αυξηθεί σημαντικά ο φόρτος εργασίας μας σ’ ό,τι έχει να κάνει με την υποστήριξή που θα πρέπει να παρέχουμε στο κομμάτι της μισθοδοσίας σας (και ειδικά το πρώτο χρονικό διάστημα μέχρι να εγκλιματιστείτε στις νέες αυτές συνθήκες.)
Τέλος, κλείνοντας αυτή την ενημερωτική επιστολή θα θέλαμε να προβούμε σε δύο πολύ σημαντικές συστάσεις τις οποίες θεωρούμε ότι είναι ανάγκη να ακολουθήσετε:
1. Σας συστήνουμε εντόνως, εκτός από εσάς, να ορίσετε 2 τουλάχιστον από τους υπάρχοντες εργαζόμενούς σας υπεύθυνους για το νέο σύστημα είτε ακόμα και να προβείτε στην πρόσληψη νέου προσωπικού προκειμένου για την παρακολούθηση των παραπάνω διαδικασιών και την πραγματοποίηση των απαραίτητων ενεργειών, ειδικά όταν δεν βρίσκεστε στην επιχείρησή σας.
2. Σας συστήνουμε εντόνως, να προβείτε άμεσα στην αγορά λογισμικού το οποίο θα σας δίνει την δυνατότητα να διαχειριστείτε τις παραπάνω αλλαγές με λίγο περισσότερη ευκολία και το οποίο θα εμπεριέχει κάποιες δικλείδες ασφαλείας (πχ με στοχευμένες υπενθυμίσεις σε υποχρεωτικά ωράρια, ημέρες ανάπαυσης κλπ) έτσι ώστε να αποφύγετε λάθη τα οποία μπορεί να σας κοστίσουν. Περισσότερες λεπτομέρειες για λογισμικά της αγοράς τα οποία ενδεχομένως θα μπορέσουν να καλύψουν τις ανάγκες σας θα αναφέρουμε σε μελλοντική επικοινωνία που θα έχουμε. Είναι όμως σχεδόν σίγουρο ότι θα χρειαστείτε λογισμικό για αυτό τον λόγο και το αναφέρουμε προκειμένου να κάνετε διαχείριση και προϋπολογισμό των δαπανών σας καθώς θα προστεθεί και αυτό ως έξοδο.
Τις επόμενες μέρες θα επικοινωνήσουμε μαζί σας προκειμένου να σας ενημερώσουμε λεπτομερώς και να σας προτείνουμε μία σειρά ενεργειών στις οποίες θα πρέπει να προβείτε άμεσα (π.χ. αγορά λογισμικού για διαβίβαση δεδομένων στο Εργάνη), ενώ δεν αποκλείεται να γίνουν και ομαδικές συναντήσεις μεταξύ του γραφείου και πελατών που δραστηριοποιούνται σε παρόμοιους κλάδους (π.χ. εστίαση, ξενοδοχεία, συνεργεία κλπ) προκειμένου να συσκεφθούμε και να σας βοηθήσουμε να πάρετε τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις για την παραπάνω κατάσταση κάνοντας και τις απαραίτητες ενέργειες.
Παρακαλούμε λάβετε σοβαρά υπόψη τα παραπάνω καθώς θα παίξουν σημαντικό ρόλο για την ορθή λειτουργία και την ομαλή επιβίωση και αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας.
Ευχαριστούμε θερμά.
Η ομάδα της TaxExpertise – Χατζάκης Μιχάλης & Συνεργάτες
